Tipp 009 Alle

onOffice Tipps und Tricks – 009

Du hast einen Hinweis zum Umweltschutz in der Signatur oder möchtest auf eine Veranstaltung hinweisen? Nach dem Termin willst du aber nicht wieder alle Signaturen einzeln anpassen? Dann hinterlege diese Infos doch als Freitext.

1. Rufe dazu Extras → Einstellungen → Grundeinstellungen auf.

Menü Extras mit Untermenü Einstellungen und markiertem Eintrag Grundeinstellungen

2. Wechsle zum Reiter „Texte / Design" und dort zum Unterreiter „Freitexte". Über das Dropdown „Freitextfelder 1-10" erreichst du bei Bedarf auch weitere Zehnerblöcke. Trage bei einem freien Feld einen Titel sowie den gewünschten Text ein und speichere.

Reiter Texte/Design mit Unterreitern Freitexte, Funktionstexte und PreMakros, Dropdown Freitextfelder 1-10 und Feld Freitextfeld 1

Binde anschließend das passende Makro (_Mdtfreitexte(XX), XX = Nummer des Freitextfelds) an der gewünschten Stelle ein – z. B. in allen Signaturen. Änderst du später den Freitext, aktualisiert sich der Text überall automatisch, ohne dass du jede Signatur einzeln anfassen musst.

Für Gruppensysteme gibt es außerdem eigene Freitextfelder in der Gruppenverwaltung (Mandantenfreitexte).

Aus der Praxis

Zwischen den Gruppenfreitexten und den Mandantenfreitexten gibt es leider keine logische Verbindung.
Seit es sie gibt, bieten sich dafür eher die sogenannten PreMakros an (eigener Unterreiter direkt neben „Freitexte" bzw. „Funktionstexte"): Sie haben systemweit – also von der Gruppe bis zum Mandanten – eine logische Verbindung.
Dazu gibt es demnächst einen eigenen Tipp, der im Grunde das Gleiche beschreibt, dann aber mit PreMakros statt der klassischen Freitexte.

Bewertung

Geschwindigkeit: 10/10 Optik: 10/10 Ease of use: 10/10 Kosten/Nutzen: 10/10