onOffice Tipps und Tricks – 012

Wer kennt es nicht: Man hat vor einigen Monaten einen Filter angelegt, schaut sich diesen unter „Bearbeiten" an – und versteht in der ersten Sekunde nur Bahnhof.

Dafür habe ich damals eine Excel-Mappe gebaut, die genau das löst.

So funktioniert's

Du importierst einmal die CSV-Dateien, die sich in jeder onOffice-Version exportieren lassen: Feldnamen, Schlüssel und Multiselect-Werte. Danach kopierst du den Filter-String ins orange Feld – und im grünen Feld erscheint der Filter lesbar, mit Feldnamen und Bezeichnern statt kryptischer Keys. Zusätzlich bekommst du eine Liste aller im Filter verwendeten Felder, Schlüssel und Multiselects.

Update von damals: Die Feld-/Schlüssel-/Multiselect-Liste wurde später noch um die sprechenden Werte ergänzt – mit Ausnahme der Werte 0, 1 bzw. 2, die in der Datenbank nicht eindeutig sind. Die Listen waren zu dem Zeitpunkt auf 100 Werte begrenzt.

Einrichtung (Kurzfassung)

1. Lokal einen Ordner „Filtern" anlegen, darin die Excel-Datei sowie einen Unterordner „Listen".
2. In onOffice unter Extras → Einstellungen → Administration jeweils bei Feldern, Singleselect und Multiselect auf „Liste herunterladen" klicken und alle drei CSV-Dateien in den Unterordner „Listen" legen.
3. Die Excel-Datei öffnen, externe Inhalte aktivieren und über Daten → Datenquelleneinstellungen die drei CSV-Pfade auf deinen „Listen"-Ordner umstellen.
4. Über „Abfragen und Verbindungen" alle drei Abfragen einmal aktualisieren.

Danach kannst du direkt den ersten Filter testen. Legst du später neue Felder, Schlüssel oder Multiselects an, exportierst du die drei CSVs erneut und aktualisierst die Abfragen noch einmal.

Die ausführliche, bebilderte Anleitung gibt's in der PDF zum Download oben.