onOffice Tipps und Tricks – 013

Das Problem

Im Laufe der Zeit legt man in Adressen oder Objekten Formeln an, die sich nur einmal berechnen, oder hinterlegt Werte von Hand – z. B. das Gehalt oder den Geburtstag in einer Adresse, den Notartermin oder Verkaufspreis in einem Objekt.

Nutzt jemand jetzt [Weitere Aktionen] → [Duplizieren], besteht die Gefahr, dass diese Werte nicht alle ausgetauscht, gelöscht oder neu berechnet werden. Das verfälscht z. B. Statistiken oder löst Prozesse aus, die so gar nicht gewollt waren – etwa eine Geburtstagsmail, obwohl die duplizierte Person gar nicht wirklich Geburtstag hat.

In einem System mit überschaubarer Nutzerzahl bekommt man es bestimmt hin, die Kollegen dafür zu sensibilisieren. In einem Gruppensystem kann es aber schon sein, dass der Kollege, der das Objekt dupliziert, gar nicht alle Felder sieht, die er eigentlich bereinigen müsste.

Nachdem ich hier schon mal gefragt hatte, wie andere damit umgehen – ohne dass wirklich viel Feedback kam – hier nun meine Lösung für dieses Problem.

Die Lösung

Sowohl für Adressen als auch für Objekte umsetzbar.

Im Objekt

Du erstellst ein eigenes Feld mit dem Label „org. Obj.Nr." (der Feldname ist dann sowas wie ind_9999_Feld_ObjTech999). Für dieses Feld hinterlegst du als Formel:

[objektnr_extern]

Und stellst die Formel so ein, dass sie nicht immer überschreibt.

Was bedeutet das? Wenn du ein Objekt wirklich neu anlegst, oder es nach dem Erstellen des Felds mit der Formel erstmalig speicherst, wird die „Obj.Nr." 1:1 in das Feld „org. Obj.Nr." geschrieben.

Nehmen wir an, die Obj.Nr. sei TEST-2021-001 – nun duplizierst du dieses Objekt. Im Feld „org. Obj.Nr." steht weiterhin TEST-2021-001, im Feld „Obj.Nr." dagegen die neu generierte Nummer, also z. B. TEST-2021-002.

Anders gesagt: Bei einem frisch angelegten Objekt sind „Obj.Nr." und „org. Obj.Nr." gleich, bei einer Dublette sind sie ungleich!

Darauf kann zumindest der Support einen Filter erstellen:

`ObjTech`.`objektnr_extern` != `ObjTech`.`ind_9999_Feld_ObjTech999`

Für alle ohne Prozessmanager kommt dann eine Liste raus, in der du die duplizierten Objekte siehst. Man könnte aufgrund des angepassten Filters auch Hinweise einblenden, woran der Kollege besonders denken muss.

Setzt du das in einem laufenden System um, müssen einmalig alle Objekte/Adressen neu berechnet werden – oder die Werte werden per CSV gesetzt!

Der Prozessmanager könnte jetzt dem Makler oder einer anderen Instanz eine Aufgabe stellen, die entsprechenden Felder zu bereinigen. Dazu gehört als letzter Punkt auch, die „org. Obj.Nr." einmal zu löschen und zu speichern, damit danach auch wieder Dubletten der Dublette erkannt werden.

In Adressen

Vergleichbar zur „Kd.Nr." wird „org. KdNr." erstellt. Rest wie beim Objekt.