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Tipp 014 Alle Adminrechte nötig Prozessmanager

onOffice Tipps und Tricks – 014

Unterlagen-Checklisten zum Selbstbau: Welche Dokumente liegen zu einem Objekt oder einer Adresse schon vor, welche wurden angefordert, welche fehlen noch? Ohne festen Platz dafür verteilt sich das schnell auf Notizzettel, Mails und den Kopf des Maklers. Die Idee: pro Dokument ein Status-Dropdown, ein Upload-Feld und zwei Datumsfelder – alles direkt im Objekt bzw. in der Adresse.

Das Thema kam ursprünglich in der Facebook-Gruppe „onOffice Inside – Tipps, Tricks & Tools" auf. Torsten Kärsch hat seine Lösung als Erstes gezeigt, danach folgten viele weitere Umsetzungen, u. a. von Carsten Frick. Karsten-Oliver Korthus hat die Grundlagen zur Erstellung zusammengefasst, Volker Hühnke hat die E-Mail-Texte beigesteuert, Melanie Quägwer hat Korrektur gelesen. Danke an alle – auch an die vielen anderen, deren Fragen und Hinweise mit eingeflossen sind!

Wichtig, bevor du loslegst

  1. Du brauchst Administratorrechte in deiner onOffice-Version.
  2. Änderungen sind in der Regel sofort live – legst du z. B. ein Feld an und aktivierst es, sehen das andere User meist sofort.
  3. Felder lieber nicht in der Hauptnutzungszeit anlegen, das belastet bei größeren Systemen auch die Performance.
  4. Erst planen, dann bauen – nicht einfach 1:1 nachbauen, was hier beschrieben ist.
  5. Änderungen dokumentieren, damit du auch nach Jahren noch weißt, warum und wie.
  6. Kollegen vorab informieren.
  7. Notfalls in einer 7-Tage-Testversion ausprobieren.

Und: Nutzung dieser Anleitung auf eigenes Risiko, ohne Ansprüche gegenüber Guido Lokietek oder FALC Immobilien.

Planung zuerst

Am einfachsten skizzierst du die Felder erst auf Papier – Feld für Feld, inklusive Trennlinien.

Handskizze: Felder pro Dokument mit Dropdown, Upload, angefordert am, erhalten am

Dabei gleich mitdenken: Feldbezeichner sollten nicht länger als ca. 18–20 Zeichen sein, sonst kürzt onOffice sie in der Ansicht ab. Und nicht jedes Feld „angefordert am" nennen – sonst wird der Filterbau später unübersichtlich. Besser das Kürzel voranstellen bzw. anhängen, z. B. „upload (GB)", „angefordert am (GB)", „erhalten am (GB)" für den Grundbuchauszug.

Umsetzung in Kürze

  1. Neuen Reiter aktivieren: In der Administration unter Einstellungen entweder die Kategorie „Zusatz" oder „Optional" aktivieren und passend umbenennen (ich habe „Optional" zu „Dokumente" gemacht).
  2. Pro Dokument (z. B. Grundbuchauszug, Flurkarte, Baulastenverzeichnis, Energieausweis) ein Set aus Feldern anlegen: ein Singleselect-Dropdown für den Status, ein Datei-Feld zum Hochladen, zwei Datumsfelder („angefordert am", „erhalten am") und danach eine Trennlinie.
  3. Für das Dropdown unter „Singleselect" die Werte pflegen, z. B. „keine Angabe", „angefordert", „erhalten" – optional mit Symbolen (siehe unten).
  4. Über Feldfilter lässt sich z. B. der komplette Energieausweis-Block bei Grundstücken ausblenden.

So sieht das fertige Ergebnis im Objekt aus:

Fertiges Dokumente-Formular im Objekt: Grundbuch, Flurkarte, Baulastenverzeichnis, Energieausweis je mit Status, Upload und zwei Datumsfeldern

Kleiner Symbol-Trick fürs Dropdown: Emoji-Picker (Windows: Win+., Mac: Ctrl+Cmd+Leertaste) oder Symbole von unicode-table.com kopieren. Werden die Symbole beim Speichern zu ????, hilft meist der HTML-Code aus der Unicode-Tabelle statt des Emojis direkt:

unicode-table.com: HTML-Code eines Symbols als zuverlässigere Alternative zum direkten Emoji

Formeln (optional)

Automatisch das Datum setzen, sobald der Status auf „angefordert" wechselt:

IF([FELDNAME GRUNDBUCH DROPDOWN]="FELDSCHLÜSSEL FÜR ANGEFORDERT";Today())

Oder das Empfangsdatum setzen, sobald eine Datei hochgeladen wurde:

IF([UPLOADFELD GRUNDBUCH]>0;Today())

Beide Formeln dürfen nicht ständig überschreiben.

Weitere Ausbaustufen

Wer mag, kann das noch erweitern: den Prozessmanager per Autostart auf den Feldwert „anfordern" reagieren lassen und automatisch eine Anforderungs-Mail verschicken, über Hinweistexte (öffentlicher Filter + Reiter „Hinweise" in der Administration) auf offene Punkte hinweisen, oder E-Mail-Vorlagen mit Dokumentenmerkmalen verknüpfen, damit z. B. die Vollmacht automatisch als Anhang mitgeschickt wird.

Was man alles per Checkliste hinterlegen könnte

Bei Objekten z. B.: Grundbuchauszug, Flurkarte, Baulastenverzeichnis, Altlastenverzeichnis, Energieausweis, Grundrisse, Wohnflächenberechnung, Rechnung/Vertrag Gebäudeversicherung, Energieabrechnung, Protokolle der Eigentümerversammlung, Teilungserklärung, aktueller Wirtschaftsplan, Instandhaltungsrücklage, Mietverträge, Mietaufstellung, Grundsteuerbescheid, Bebauungsplan.

Bei Adressen z. B.: Ausweiskopie (DSGVO beachten!), Selbstauskunft von Mieter oder Käufer, Finanzierungsbestätigung.

Das Ganze ist nur ein Anhalt, keine Toplösung für jeden – wie du es umsetzt, hängt von deinen Kenntnissen und gebuchten Zusatzmodulen ab. Die komplette Schritt-für-Schritt-Anleitung mit allen Screenshots (drei komplette Beispielumsetzungen, jeder Zwischenschritt in der Administration) gibt's als PDF zum Download oben.

Downloads

Ausführliche Anleitung als PDF (alle Schritte & Screenshots)