onOffice Tipps und Tricks – 021

Das eingebaute Feld vom Typ „Notiz" (1) ist für mich nicht bedienerfreundlich. Man klickt jedes Mal auf den Stift (2), ein Pop-up öffnet sich, und man muss erst noch auf „Neuer Eintrag" (3) klicken, damit Datum, Uhrzeit und Benutzerkürzel eingetragen werden – dann erst kann man schreiben und speichern. Der neue Eintrag wird danach immer oben ergänzt.

Meine Lösung (4) besteht aus zwei Feldern, in beiden ist eine Formel hinterlegt – trotzdem stehen beide zusätzlich auf editierbar. Man trägt seine Notiz einfach ins erste Feld ein und speichert; Datum und Username des Betreuers der Adresse (bei Objekten würde es natürlich genauso mit dem Objekt-Betreuer gehen) werden automatisch gesetzt und vorne an die bisherige Notizhistorie angehängt.

Formel fürs zweite Feld (Typ TEXT):

IF([ind_NAME VOM ERSTEN FELD]<>"";TODAY()&" "&[Benutzer]&"
"&[ind_NAMEN VOM ERSTEN FELD]&"
-------------------------------------------------------------------
"&[ind_NAMEN VOM ZWEITEN FELD])

Formel vom ersten Feld (Typ Text, 80 Zeichen sollten reichen, kann im Nachhinein aber auch geändert werden):

""

Ja, das sind nur zwei Anführungsstriche – die sorgen dafür, dass dieses Feld nach dem Speichern wieder geleert wird.

(ind_NAME VOM ERSTEN FELD / ind_NAMEN VOM ERSTEN FELD / ind_NAMEN VOM ZWEITEN FELD sind Platzhalter für die eigenen Feld-IDs – bei dir tragen sie andere Bezeichnungen.)

Einschränkung: Aktuell taugt das Ganze eher für kleine Nutzerzahlen, weil mir noch zwei Dinge fehlen: 1. das Kürzel des aktuell angemeldeten Benutzers statt des Betreuers der Adresse/des Objekts, und 2. eine Formatierung von TODAY() inklusive Uhrzeit über TEXT(). Sobald sich das lösen lässt, wird's auch für größere Teams brauchbar.