onOffice Tipps und Tricks – 023

Ziel: Ist jemand als Eigentümer in einem Objekt verknüpft, hat aber (noch) nicht die Kontaktart „Eigentümer", setzt ein Prozess das automatisch nach.

Schritt 1: Filter anlegen

Im Filter-Dropdown der Adressen auf „Filter bearbeiten", dann zum erweiterten Filter wechseln – nur damit lässt sich eine Kontaktart ausschließen. Feld „Kontaktart" auf „Eigentümer" setzen und den Haken bei „Ausschluss" aktivieren:

Mit „Filtern" bestätigen, dann zum einfachen Filter wechseln und dort den Haken bei „Eigentümer" setzen, erneut filtern. Den Filter unter einem sprechenden Namen speichern, z. B. „Pro | 02 Eigentümer ohne Kontaktart Eigentümer".

Schritt 2: Prozessvorlage anlegen

Im Prozessmanager unter „Prozessvorlagen" eine neue Vorlage anlegen (z. B. „02 Eigentümer ohne Kontaktart"), erster Schritt: Autostart.

Konfiguration:

• Startparameter: Datum
• Datumsfeld: Letzte Aktion (Adr.)
• 0 Tage nach dem Datum – also sofort
• „Ignoriere Jahr" aktivieren, damit auch alte Adressen einmal erfasst werden und spätestens ein Jahr nach der Aktivierung alle Bestandsadressen die richtige Kontaktart haben
• Filter: unbedingt den eben gespeicherten Filter auswählen – sonst würde jeder x-beliebige Datensatz bearbeitet!
• Beschreibung ausfüllen, damit klar ist, was der Schritt tut

Den Autostart selbst lassen wir vorerst noch deaktiviert.

Nächster Schritt: Werte schreiben – Modul „Adressen", Feld „Kontaktart", neuer Wert „Eigentümer" mit „Hinzufügen" (nicht überschreiben, da Mehrfachauswahl-Feld):

Jetzt den Autostart aktivieren. Fertig.

Variationen

Wer mit einem „Datensatzmerkmal"-Feld arbeitet, sollte dessen Wert im selben Zug mit anpassen. Auch der DSGVO-Status ließe sich hier direkt mitpflegen (mit oder ohne separate Entscheidung, ob ein Vertrag hinterlegt ist) – dafür zusätzlich bis zu zwei weitere „Werte schreiben"-Schritte: DSGVO-Status auf „ignorieren" und DSGVO-Speichern-bis-Grund auf „Vertrag".

Empfehlung

Am Ende eine Aktivität schreiben, dass die Kontaktart automatisch vom Prozess ergänzt wurde – erleichtert die Fehlersuche ungemein. Bei größeren Prozessen lohnt sich außerdem ein eigenes Multiselect-Feld „Prozess Status" (einmal in Adressen, einmal in Objekten): beim Start des Prozesses den Prozessnamen als Wert setzen, am Ende wieder entfernen. So lässt sich jederzeit filtern, zu welchen Adressen oder Objekten gerade welcher Prozess läuft.