onOffice Tipps und Tricks – 024

Die von onOffice mitgelieferten Anrede-Makros erzeugen die klassische „Sehr geehrter Herr Mustermann,". Mir persönlich ist das zu förmlich – ich wollte eine Feldformel, die stattdessen ein sauberes „Guten Tag" ausgibt und dabei auch die Sonderfälle vernünftig abfängt: fehlender Vorname, Firma, Familie, Eheleute und zwei Personen im selben Datensatz.

Mein erster Entwurf sah so aus:

="Guten Tag "&IF([Anrede]<>"";[Anrede]&" ";"Herr/Frau ")&IF([Titel]<>"";[Titel]&" ";"")&IF([Vorname]<>"";[Vorname]&" ";"")&[Name]&","

Der deckt den einfachsten Fall ab, aber ein paar Dinge fehlten mir noch:

• Ist der Vorname bekannt, will ich lieber das förmliche Herr/Frau weglassen und einfach „Guten Tag Max Mustermann," schreiben – nur wenn kein Vorname vorliegt, soll „Guten Tag Herr/Frau Mustermann," daraus werden.
• Firma, Familie und Eheleute brauchen eine eigene Behandlung statt Herr/Frau.
• Ist Person 2 mitgepflegt, sollen beide genannt werden – und zwar mit der Dame zuerst, egal ob sie als Person 1 oder Person 2 im Datensatz steht.

Zwei Hilfsfelder für die Namensbausteine

Um die große Formel überschaubar zu halten, baue ich mir zunächst zwei Hilfsfelder (Typ Text), die jeweils nur den Namensteil einer Person zusammensetzen.

Hilfsfeld „Anrede-Baustein 1" (aus Anrede, Titel, Vorname, Name):

IF([Vorname]<>"";IF([Titel]<>"";[Titel]&" ";"")&[Vorname]&" "&[Name];IF([Anrede]<>"";[Anrede];"Herr/Frau")&" "&IF([Titel]<>"";[Titel]&" ";"")&[Name])

Hilfsfeld „Anrede-Baustein 2" (dieselbe Logik, nur mit den Feldern von Person 2):

IF([Vorname2]<>"";IF([Titel2]<>"";[Titel2]&" ";"")&[Vorname2]&" "&[Name2];IF([Anrede2]<>"";[Anrede2];"Herr/Frau")&" "&IF([Titel2]<>"";[Titel2]&" ";"")&[Name2])

Ist ein Vorname vorhanden, ergibt das z. B. „Max Mustermann". Fehlt er, springt die Formel auf „Herr/Frau Mustermann" (bzw. auf die tatsächliche Anrede, falls gepflegt).

Die eigentliche Briefanrede

Im dritten Feld (ebenfalls Typ Text) verbaue ich beide Hilfsfelder und behandle Firma, Familie, Eheleute sowie den Zwei-Personen-Fall mit „Damen zuerst":

IF(
  [Name2]<>"";
  "Guten Tag "&IF(AND([Anrede2]="Frau";[Anrede]<>"Frau");[ind_ANREDEBAUSTEIN2]&" und "&[ind_ANREDEBAUSTEIN1];[ind_ANREDEBAUSTEIN1]&" und "&[ind_ANREDEBAUSTEIN2])&",";
  IF(
    [Anrede]="Familie";
    "Guten Tag Familie "&[Name]&",";
    IF(
      [Anrede]="Eheleute";
      "Guten Tag Eheleute "&[Name]&",";
      IF(
        [Anrede]="Firma";
        IF([Vorname]<>"";"Guten Tag "&[ind_ANREDEBAUSTEIN1]&",";"Guten Tag verehrte Damen und Herren,");
        "Guten Tag "&[ind_ANREDEBAUSTEIN1]&","
      )
    )
  )
)

(ind_ANREDEBAUSTEIN1 / ind_ANREDEBAUSTEIN2 sind Platzhalter für die Feld-IDs der beiden Hilfsfelder – bei dir tragen sie andere Bezeichnungen.)

Damit ergibt sich zum Beispiel:

• Vorname bekannt: „Guten Tag Max Mustermann,"
• Kein Vorname: „Guten Tag Herr Mustermann,"
• Familie: „Guten Tag Familie Mustermann,"
• Eheleute: „Guten Tag Eheleute Mustermann,"
• Firma ohne Ansprechpartner: „Guten Tag verehrte Damen und Herren,"
• Firma mit bekanntem Ansprechpartner (Vorname gepflegt): „Guten Tag Max Mustermann,"
• Zwei Personen, Frau in Person 2: „Guten Tag Erika Mustermann und Max Mustermann," – die Dame steht trotzdem vorne.