onOffice Tipps und Tricks – 028

In den Tipps 024–027 ging es immer wieder um dieselbe Grundfrage: Feld/Feldformel, eingebautes Makro oder PreMakro – wann nimmt man was? Hier einmal die Entscheidungshilfe im Ganzen, mit der Signatur als Praxisbeispiel.

Die drei Mechanismen im Kern

• Feld / Feldformel – der Wert wird beim Speichern des Datensatzes berechnet und landet dauerhaft in der Datenbank, wie jedes andere Feld. Global für das ganze System, keine Gruppen-Unterschiede möglich. Dafür durchsuchbar, filterbar, exportierbar und in Listen/Statistiken nutzbar. Beispiele: Geokoordinaten (Tipp 020), Notizhistorie (Tipp 021), die „Guten Tag"-Briefanrede (Tipp 024/025).
• Eingebaute Makros (_Briefanrede, _Username, _KdNr &c.) – fertige, feste System-Platzhalter ohne eigene Logik. Kein Bau nötig, aber auch nicht anpassbar. Einfachster Weg, wenn der Standard schon passt.
• PreMakros – eigene Formel-Logik wie bei einer Feldformel, aber nicht in der Datenbank gespeichert, sondern erst live beim Erzeugen von Mail/Dokument berechnet. Und: pro Gruppe unterschiedlich hinterlegbar (Tipp 027).

Die eigentliche Entscheidungsfrage

Meistens sind es zwei separate Fragen, keine Entweder-oder-Entscheidung:

1. Muss der Wert dauerhaft im Datensatz stehen (für Filter/Export/Listen)? Nur dann kommt überhaupt ein Feld infrage.
2. Muss sich der Wert je nach Zeitpunkt der Nutzung ändern, statt nur je nach Datensatz-Inhalt? Eine tageszeitabhängige Begrüßung als Feldformel würde beim Speichern des Adressdatensatzes einmalig berechnet und bliebe bis zum nächsten Speichern eingefroren – morgens gespeichert, abends verschickt, stünde trotzdem „Guten Morgen" da. Als PreMakro wird sie dagegen bei jedem Mail-Erstellen neu berechnet.

Und dann der Gruppen-Aspekt: Braucht ihr unterschiedliches Verhalten je Standort/Marke/Gruppe, geht das nur über PreMakros – Felder und eingebaute Makros sind immer global.

Praxisbeispiel: die Signatur

Eine Signatur ist erstmal reiner Benutzer-Inhalt (siehe FAQ „Wie erstelle ich eine Signatur?") – kein Adressdatensatz, keine Formel nötig. Für eine einzelne, feste Signatur reicht daher ganz pragmatisch ein fertiges HTML-Grundgerüst aus einem kostenlosen Generator, statt sich mit onOffice-Formeln abzumühen. Kostenlose Generatoren, die sich dafür eignen: HubSpot, deinesignatur.de und Canva.

Als Faustregel aus der Praxis: Bei einem Unternehmen mit 1–5 Mitarbeitern reicht es in der Regel, die Signatur z. B. mit HubSpot zu erstellen und bei jedem Benutzer einzeln unter Benutzer → E-Mail → Signatur zu hinterlegen. Hat man schon mehr Benutzer, macht es Sinn, die Signatur auf Makros umzustellen (siehe unten) und zentral einmal unter Extras → Einstellungen → Grundeinstellungen → Allgemein zu hinterlegen – dann pflegt man sie nur noch an einer Stelle für alle.

Meine eigene, mit HubSpot gebaute Signatur als Beispiel – so sieht sie fertig eingefügt aus:

Drin stecken Foto, Name/Position, Telefon/E-Mail/Web/Adresse mit Icons, Logo mit Social-Links, ein CTA-Button „Terminbuchung" und ein Platzhalter für den Rechtstext. Zum Nachbauen gibt's das komplette HTML-Grundgerüst als Download: signatur-vorlage-hubspot.html – einfach in Benutzer → E-Mail → Signatur einfügen und mit eigenen Daten füllen.

Der Makro-Dreh

Willst du dieselbe Signatur-Vorlage nicht nur für dich, sondern für ein ganzes Team nutzen, ohne für jede Person Name, Telefon und Foto von Hand einzutragen, ersetzt du die festen Werte durch die eingebauten Benutzer-Makros – dann personalisiert sich eine einzige Vorlage automatisch für jeden, der sie einfügt:

Statt:      Guido Lokietek
Mit Makro:  _Uservorname _Username

Statt:      +49 241 9129870
Mit Makro:  _Usertelefon

Statt:      kontakt@oo-tipps.de
Mit Makro:  _Useremail

Statt:      <img src="https://oo-tipps.de/medien/guido-portrait.jpg" ...>
Mit Makro:  _UserFoto(60,60,px)

Der PreMakro-Dreh

Für Dinge, die nicht pro Person, sondern pro Gruppe/Standort variieren sollen (z. B. ein anderer CTA-Link für die Gruppe Aachen vs. Düren, oder ein saisonaler Banner), baust du stattdessen ein PreMakro – aus demselben Grund wie in Tipp 027: Nur PreMakros lassen sich pro Gruppe unterschiedlich hinterlegen. So kann eine einzige Signatur-Vorlage gleichzeitig pro Person (über Benutzer-Makros) und pro Standort (über PreMakros) automatisch das Richtige anzeigen.

Willst du dagegen einen festen Rechtstext oder einen Hinweis auf eine Veranstaltung mandantenweit in der Signatur unterbringen, hilft schon Tipp 009 (Freitexte über Grundeinstellungen → Reiter Texte/Design) weiter.

Wenn die Benutzer-Felder nicht reichen

Manchmal reichen die eingebauten Benutzer-Makros nicht – zum Beispiel, wenn ein Benutzer mehrere Titel führt und ein einzelnes _Usertitel-Feld dafür zu knapp ist, oder wenn du wie in der Beispiel-Signatur oben Position und Team getrennt ausgeben willst, aber nur ein einzelnes _Userposition-Feld zur Verfügung steht. Hier hilft es, den Benutzer mit einem Adressdatensatz zu verknüpfen. Da sich Adressen um beliebige Kategorien und Felder erweitern lässt – und diese sogar per Feldfilter ausgeblendet werden können, wenn der Adressdatensatz nicht mit einem Systembenutzer verknüpft ist –, erweitert das die nutzbaren Felder eines Benutzers fast ins Unendliche.

Erreicht werden diese verknüpften Adressfelder über _UserAdr*: Der Teil nach _UserAdr ist einfach der Makroname des Adressfelds ohne führenden Unterstrich. Bei einem Standardfeld ist das schlicht z. B. _UserAdrTitel. Legst du dir dagegen ein eigenes individuelles Adressfeld an (z. B. für LinkedIn), vergibt onOffice dafür automatisch einen internen Namen wie ind_9999_Feld_adressen99 – der Makro-Aufruf sieht dann entsprechend etwas sperriger aus: _UserAdrind_9999_Feld_adressen99.

Gruppenabhängige Inhalte: lieber PreMakros als Freitexte

Für Gruppenabhängiges habe ich früher _Mdtfreitexte(XX) bzw. _OfficeGroupFreetext(x) empfohlen. Auf einem frischen System, oder wenn diese Felder noch nie genutzt wurden, ist das kein Problem – man weiß dann noch genau, wo was verwendet wird. Bei Systemen, die schon länger laufen, wird das aber schnell unübersichtlich: Freitext 23 – was stand da noch mal drin?

Besser sind PreMakros:

• Das Makro steht gleich mandantenweit inklusive aller Gruppen unter demselben Namen zur Verfügung, lässt sich inhaltlich aber pro Gruppe ändern.
• Beim Öffnen einer Vorlage, die PreMakros verwendet, siehst du sofort das aufgelöste Ergebnis – bei einem Freitextfeld müsstest du erst nachschauen, was aktuell drinsteht.

Wenn auch das nicht reicht: Formeln

Reicht dir das alles zusammen immer noch nicht, kommen zusätzlich Formeln zum Einsatz – damit lässt sich praktisch alles abbilden. Ein Beispiel: Social-Media-Links sind nicht immer einheitlich fürs ganze Unternehmen, sondern mal vom Standort (Gruppe) und mal vom einzelnen Benutzer abhängig. Hat ein Benutzer einen eigenen LinkedIn-Account hinterlegt (über das oben verknüpfte individuelle Adressfeld _UserAdrind_9999_Feld_adressen99), soll dieser Vorrang vor dem Gruppen-/Unternehmens-Link aus dem PreMakro haben. Dafür eignet sich _ifEmpty besser als _calculate/_if:

_ifEmpty(_UserAdrind_9999_Feld_adressen99;"{preLinkedinGruppe}";"_UserAdrind_9999_Feld_adressen99")

Ist _UserAdrind_9999_Feld_adressen99 leer, greift der Gruppen-Fallback aus dem PreMakro; ist es gefüllt, wird der eigene Link des Benutzers ausgegeben.

(ind_9999_Feld_adressen99 ist dabei nur ein Platzhalter für die Feld-ID – bei dir trägt dein eigenes LinkedIn-Feld eine andere ID.)