FAQ

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, sich über die neuesten Features in onOffice zu informieren.

Beta-Version: Wenn du eine Beta-Version nutzt, findest du Neuigkeiten über Neueinführungen direkt über das Menü „Hilfe" oben in der Menüleiste und dort unter „onOffice Beta-News".

Live-System: Über Neuigkeiten im Live-System wirst du meist über einen Newsletter informiert.

Webinare: Außerdem finden monatlich Webinare zu Neuigkeiten statt. Auch diese findest du im Menü „Hilfe" unter „Webinare". Anmelden kannst du dich dafür über akademie.onoffice.com.

Seit einiger Zeit gibt es beim Anlegen bzw. Speichern eines Filters ein Feld „Filterbeschreibung". Der Grund: onOffice-Filter sind intern nicht klartextlesbar – schaut man sich einen gespeicherten Filter technisch an, sieht man nur etwas wie `ObjTech`.`benutzer` = '17', aber nicht auf einen Blick, wofür der Filter eigentlich gedacht war.

Die Filterbeschreibung ist genau dafür da: kurz notieren, wozu der Filter dient, damit du (oder Kolleginnen und Kollegen) auch Monate später noch verstehen, was sich dahinter verbirgt.

Schaltest du dir über den Marketplace das kostenlose Zusatzmodul AI-Studio frei, gibt es zusätzlich die Checkbox „Beschreibung autom. generieren". Ist sie aktiv, pflegt die KI die Filterbeschreibung automatisch anhand der gewählten Kriterien – du musst sie dann nicht mehr von Hand schreiben.

Bevor es diese Funktion gab, gab es dafür nur den Umweg über eine selbstgebaute Excel-Lösung – nachzulesen (nur noch als Referenz) im Tipp „onOffice Tipps und Tricks – 012".

Dafür gibt es den Schnellzugriff: eine Liste der zuletzt geöffneten Datensätze – und zwar für alle vier Bereiche Adressen, Immobilien, Aufgaben und E-Mail.

1. Klicke oben in der Werkzeugleiste auf das Stern-Symbol.

Es öffnet sich ein Fenster mit den zuletzt angesehenen bzw. geöffneten Datensätzen, der jüngste steht dabei immer oben. Über die Reiter oben wechselst du zwischen Adressen, Immobilien, Aufgaben und E-Mail. Rufst du den Schnellzugriff direkt aus einem dieser Module auf, öffnet sich automatisch der passende Reiter, sonst startet er bei Adressen.

Bei Immobilien und Adressen kannst du zusätzlich zwischen Tabellen-, Kachel- und (bei Immobilien) Präsentationsansicht wechseln und festlegen, wie viele Datensätze je Reiter angezeigt werden. Diese Anzeigeeinstellungen werden allerdings nicht dauerhaft gespeichert – beim nächsten Öffnen steht wieder der jüngste Datensatz oben.

Hast du das Benutzerrecht „Logging/Statistik" auf „Alle", „Bürogruppe" oder „Region" gesetzt, kannst du oben rechts über den Benutzerselektor auch die zuletzt aufgerufenen Datensätze anderer Benutzer einsehen.

Quelle & mehr Details: onOffice-Onlinehilfe „Schnellzugriff".

1. Klick auf das Adress-Modul in der linken Navigationsleiste.

2. Klick auf das Plus-Symbol oben links in der Adressliste.

3. Befüllung der wichtigsten Adress-Details in den Stammdaten.

4. Klick oben links auf das Speicher-Symbol.

1. Im Adress-Modul oben auf den Filter-Button (z. B. „Kein Filter") klicken und im Dropdown „Neuen Filter erstellen" wählen.

2. Unten in der Aktionsleiste auf „Filterart" klicken und „Erweiterter Filter" auswählen.

3. Im Bereich „Filter" das gewünschte Kriterium auswählen.

4. Das Kriterium im Abschnitt „Filterbereich" mit den entsprechenden Werten befüllen und unten links auf „Filtern" klicken.

5. Um den Filter dauerhaft zu speichern, im Abschnitt „Neuen Filter speichern" einen Filternamen vergeben und auf „Filter speichern" klicken.

Die gefilterte Auswahl siehst du direkt im Adress-Modul.

Übrigens: Die Checkbox „Beschreibung autom. generieren" beim Speichern lässt die Filterbeschreibung per KI ausfüllen – mehr dazu in der FAQ „Wozu ist das Beschreibungsfeld in den Filtern?".

1. Über Extras → Einstellungen → Benutzer navigieren.

2. Klick oben links auf das Plus-Symbol.

3. Daten eingeben.

4. Speichern oben links.

Bei Fehlermeldungen:

• Falls nicht genug Benutzerplätze frei sind, können Sie entweder vorher einen Benutzer permanent deaktivieren, um dessen Benutzerlizenz erneut nutzen zu können.
• Ansonsten gehen Sie bitte auf Hilfe -> Shopping Center -> onOffice Benutzer und buchen Sie eine weitere Benutzerlizenz.

Möchtest du stattdessen einen Benutzer entfernen, schau in der FAQ „Wie lösche ich einen Benutzer?" vorbei.

Ein Benutzer kann in onOffice nicht gelöscht werden, sondern wird permanent deaktiviert. Damit wird dieser Benutzerplatz für eine andere Lizenz frei. Beachten Sie jedoch, dass diese Entscheidung endgültig ist und nicht rückgängig gemacht werden kann.

Zuerst sollten Sie Betreuer- und Ansprechpartnerverknüpfungen des ehemaligen Benutzers mit Aktionen -> Adressaktionen/Immobilienaktionen -> Massenaktualisierung auf einen bestehenden Benutzer und Adresse übertragen. Danach klicken Sie auf Extras -> Einstellungen -> Benutzer -> Klick auf den Benutzer. Setzen Sie anschließend unten links ein Häkchen bei „Benutzer permanent deaktivieren". Danach das Speichern bitte nicht vergessen.

Willst du stattdessen einen neuen Benutzer anlegen, schau in der FAQ „Wie lege ich einen neuen Benutzer an?" vorbei.

• Bitte überprüfen Sie zunächst, ob Sie Ihre Daten korrekt geschrieben haben.
• Wenn sich ein weiteres Fenster öffnet, dann haben Sie entweder Ihren Benutzernamen oder Ihr Kennwort falsch eingegeben.

• Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie in dem aufpoppenden Fenster bitte rechts auf „Passwort vergessen". Es wird Ihnen ein neuer Anmeldelink an die am Anfang von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse gesandt.
• Öffnet sich kein weiteres Fenster, aber die Seite lädt ohne Informationen neu, ist der Kundenname falsch eingegeben worden.
• Sie können sich ebenfalls nicht anmelden, wenn Sie sich fünf Mal mit falschen Anmeldedaten anmelden wollten oder Ihr Account gesperrt wurde. Kontaktieren Sie in diesen Fällen bitte den Administrator Ihrer Version. Dieser kann Sie unter Extras -> Einstellungen -> Benutzer -> Ihr Benutzer -> Freigeben wieder entsperren. Ansonsten kontaktieren Sie bitte den Support von onOffice unter +49 (0) 241 446 86 - 122.

Es gibt zwei Wege:

Als Benutzer, für dein eigenes zugeordnetes Postfach:
Das richtest du in deinen eigenen Benutzereinstellungen für E-Mail ein – dafür brauchst du keine Adminrechte. Schau dir dazu auch unsere FAQ „Wie erstelle ich eine Abwesenheitsnotiz?" an, inklusive dem wichtigen Hinweis zur zeitversetzten Aktivierung. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung gibt's außerdem in der Onlinehilfe.

Als Admin, zentral für ein Postfach:

Rufe dazu Extras → Einstellungen → Grundeinstellungen auf.

Wechsle zum Reiter „E-Mail", Unterreiter „onOffice Postfächer / externe POP3 Postfächer". Klapp das gewünschte Postfach in der Liste auf.

Über „Abwesenheitsnotiz bearbeiten" legst du Betreff, Text und Format (Text oder HTML) fest.

Über „aktiv von bis" legst du wie beim eigenen Postfach einen Zeitraum fest, zu dem die Abwesenheitsnotiz automatisch aktiviert wird.

Jeder Absender bekommt die Notiz dabei nur einmal, solange die Abwesenheitsnotiz aktiv bleibt. Ausführlich beschrieben in der Onlinehilfe zu den E-Mail-Grundeinstellungen.

Allgemeiner Überblick über beide Wege: Abwesenheitsnotiz (Onlinehilfe).

Je nachdem, woher deine E-Mail-Adresse stammt, gibt es drei Wege, sie in onOffice einzubinden: ein neues Postfach direkt bei onOffice anlegen, ein bestehendes Postfach per POP3 importieren, oder ein externes Postfach per IMAP importieren (z. B. Gmail oder Microsoft 365).

1. Rufe dazu Extras → Einstellungen → Grundeinstellungen auf.

Wechsle dort zum Reiter „E-Mail" und dort zum Unterreiter „onOffice Postfächer / externe POP3 Postfächer".

Weg 1: Neues Postfach bei onOffice anlegen

2. Trage im Bereich „Postfach neu anlegen" den gewünschten Postfachnamen ein, wähle rechts daneben deine onOffice-Domain aus und klicke auf „Anlegen".

Das neue Postfach steht dir damit sofort innerhalb von onOffice zur Verfügung. Du kannst es aber genauso über pop3.onoffice.de bzw. imap.onoffice.de und smtp.onoffice.de in Outlook oder auf dem Smartphone einbinden (Benutzername = komplette E-Mail-Adresse, Passwort über „Passwort anzeigen" oder „neues Passwort generieren").

Weg 2: Bestehendes Postfach per POP3 importieren

Alternativ, wenn du bereits ein Postfach bei einem anderen Anbieter hast: Trage im Bereich „POP3 Import" die E-Mail-Adresse ein und klicke auf „Postfach importieren".

Weg 3: Externes Postfach per IMAP importieren (z. B. Gmail, Microsoft 365)

Wechsle dazu zum Unterreiter „externe IMAP Postfächer". Für Gmail- und Microsoft-365-Postfächer gibt es eigene Buttons, die die Anmeldung direkt über das jeweilige Konto übernehmen: Trage die E-Mail-Adresse ein und klicke auf „Gmail importieren" bzw. „office 365 importieren" – bei Microsoft 365 läuft die Anbindung technisch über die Microsoft-Graph-Schnittstelle. Für alle anderen IMAP-Postfächer klickst du stattdessen auf „Postfach importieren".

Beim klassischen IMAP-Import (nicht Gmail/Office 365) öffnet sich ein Fenster, in dem du die Zugangsdaten deines Postfachs einträgst: Posteingangs- und Postausgangs-Server, die jeweiligen Ports sowie Benutzername und Passwort. Die eingehende Verbindung läuft dabei ausschließlich über SSL/TLS (Port 993), für den Postausgang kannst du bei Bedarf noch zwischen den SMTP-Verschlüsselungsarten wählen. Über die beiden „Test"-Buttons kannst du die Zugangsdaten vorab prüfen, bevor du auf „Speichern" klickst.

Bei Gmail- und Microsoft-365-Postfächern entfällt diese manuelle Eingabe: Nach Klick auf den jeweiligen Import-Button meldest du dich direkt bei Google bzw. Microsoft an und bestätigst dort den Zugriff für onOffice. Bei Microsoft 365 erkennst du erfolgreich angebundene Postfächer später am Hinweis „GRAPH aktiv" in der Übersicht.

Egal auf welchem Weg das Postfach eingebunden wurde: Abschließend musst du es noch den passenden onOffice-Benutzern zuordnen. Klicke dazu in der Liste rechts neben dem Postfach auf das Symbol mit dem Männchen und dem Plus-Symbol, suche den gewünschten Benutzer und wähle ihn aus der Trefferliste aus.

Quelle & mehr Details: onOffice-Onlinehilfe „Neues Postfach anlegen" und „Postfach importieren".

1. Rufe dazu Extras → Einstellungen → Benutzer auf.

2. Hast du das Recht, auch andere Benutzer (nicht nur dich selbst) zu bearbeiten, wählst du hier den gewünschten Benutzer aus der Liste aus.

Darfst du nur deinen eigenen Benutzer bearbeiten, landest du direkt auf dessen Bearbeitungsseite, Reiter „E-Mail", Abschnitt „Signatur".

3. Klicke dort auf „Signatur neu anlegen".

4. Vergib einen Namen für die neue Signatur.

5. Trage deinen Text ein. Bilder lassen sich inzwischen direkt über das Bild-Symbol einbinden, dafür brauchst du den Umweg über den Quellcode nicht mehr.

Brauchst du darüber hinaus weitere Formatierungsmöglichkeiten, klickst du in der Werkzeugleiste auf das blaue Kreis-Symbol mit den weißen Pfeilen.

Die Werkzeugleiste klappt dadurch zu einer ausführlichen Formatierungsleiste auf (u. a. mit Stil-, Format-, Schriftart- und Größenauswahl). Erst von dort aus erreichst du oben links über den Button „Quellcode" die Ansicht, in der du z. B. HTML direkt bearbeiten kannst.

6. Gegebenenfalls klickst du unter dem Kasten links auf „zur Standard-Signatur machen".

7. Abschließend oben links speichern.

1. Rufe dazu Extras → Einstellungen → Benutzer auf.

2. Hast du das Recht, auch andere Benutzer (nicht nur dich selbst) zu bearbeiten, wählst du hier den gewünschten Benutzer aus der Liste aus. Darfst du nur deinen eigenen Benutzer bearbeiten, landest du direkt auf dessen Bearbeitungsseite.

3. Wechsle zum Reiter „E-Mail" zum Abschnitt „Abwesenheitsnotiz". Wähle das Format (z. B. „Nur-Text") und trage Betreff sowie Text ein.

4. Willst du die Abwesenheitsnotiz nicht sofort, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt automatisch aktivieren lassen, klickst du auf „aktiv von bis" und trägst Start und Ende ein.

Nach dem Speichern bestätigt onOffice die zeitversetzte Aktivierung.

5. Abschließend oben links speichern.

Um einen gespeicherten E-Mail-Entwurf wieder zu verwenden, klickst du im Mail-Composer auf das Feld „Vorlage". Dort findest du unter dem Ordner „Entwürfe" deine abgespeicherten Entwürfe.

Deine E-Mail-Entwürfe lassen sich nur direkt im Mail-Composer aufrufen, nicht über die Vorlagen-/Dateien-Verwaltung.

Um die Rechtschreibprüfung beim Verfassen einer Mail zu nutzen, müssen Sie in Ihrem Browser das entsprechende Add-on zur Rechtschreibprüfung installiert und aktiviert haben. Dieses finden Sie auf unserer Homepage onOffice.de -> Abschnitt: Immobiliensoftware -> Support -> Button: Downloads

Ja, dafür gibt es die Textbausteine. Du legst dir damit kurze, wiederkehrende Formulierungen einmal an und fügst sie später per Klick in ein Textfeld ein – praktisch für Standardsätze, die du sonst immer wieder neu tippen würdest.

Diese Funktion ist nicht auf E-Mails beschränkt, sondern lässt sich in vielen Textfeldern in onOffice nutzen. Dabei zeigt onOffice automatisch nur die Textbausteine an, die zum jeweiligen Textfenster passen.

So nutzt du sie:

1. Im gewünschten Textfeld auf den Textbaustein-Button klicken (Symbol oben rechts am Feld).
2. Es öffnet sich ein Popup mit deinen vorhandenen Textbausteinen. Auf den gewünschten Baustein klicken, um ihn zu übernehmen – alternativ lässt er sich dort auch bearbeiten oder löschen.
3. Popup schließen – der Text ist jetzt im Feld und kann bei Bedarf noch angepasst werden.
4. Neue Textbausteine legst du über „Textbaustein anlegen" im selben Popup an.

Mehr dazu, inklusive Anlegen, Ändern und Löschen von Textbausteinen, in der Onlinehilfe zu Textbausteinen.

Für den Versand an bereits bekannte Kontakte (Bestandskunden) ist dafür das Makro _downloadLink gedacht. Es wandelt die Anhänge nicht in eine physische Datei im Anhang um, sondern in einen Link zu einer personalisierten Downloadseite – das hält die E-Mail schlank und die Zustellung läuft schneller und zuverlässiger.

Praktisch legst du dir dafür am besten eine eigene E-Mail-Vorlage mit einem Button an, der das Makro enthält. So sieht das dann beim Empfänger aus:

Die passende HTML-Vorlage zum Nachbauen bzw. Anpassen gibt's hier zum Download:

Mehr Details, auch zum verwandten _agreementLink für Widerrufs-/AGB-Abfragen, in der Onlinehilfe zu Datenerfassung und Dateiversand.

Dafür gibt es die E-Mailfilter. Damit legst du Regeln an, die eingehende E-Mails automatisch anhand von Kriterien (z. B. Absender oder Betreff) erkennen und eine Aktion ausführen – etwa in einen Ordner verschieben, als gelesen markieren oder löschen.

So legst du einen neuen Filter an:

1. Filtereinstellungen öffnen: In der neuen E-Mail-Oberfläche über den Quicksearch „E-Mail" und dann unterhalb des Suchen-Buttons auf „Detailfilter". In der klassischen Oberfläche über „Weitere Aktionen" → „E-Mail filtern".

2. Unten links auf „Neu" klicken, um einen neuen Filter anzulegen.

3. Filter-Name vergeben und festlegen, für welchen Ordner der Filter gelten soll. Dann auswählen, ob alle oder nur eines der folgenden Kriterien erfüllt sein müssen, und über „Hinzufügen" die konkreten Bedingungen definieren. Zuletzt die gewünschte Filter-Aktion festlegen, z. B. Verschieben in einen Ordner, Markieren als gelesen oder Löschen, und mit „Speichern" abschließen.

Mehr Details, auch zu den einzelnen Filterkriterien, in der Onlinehilfe zu E-Mailfiltern.

1. Im Immobilien-Modul oben auf „Individueller Filter" klicken und im Dropdown „Neuen Filter erstellen" wählen.

2. Unten in der Aktionsleiste auf „Filterart" klicken und „Erweiterter Filter" auswählen.

3. Im Bereich „Filter" das gewünschte Kriterium auswählen.

4. Das Kriterium im Abschnitt „Filterbereich" mit den entsprechenden Werten befüllen.

5. Unten links auf „Filtern" klicken, um den Filter anzuwenden.

6. Um den Filter dauerhaft zu speichern, im Abschnitt „neuen Filter speichern" einen Filternamen vergeben und auf „Filter speichern" klicken.

Die gefilterte Auswahl siehst du direkt im Immobilien-Modul.

Die Portaleinstellungen finden Sie unter Extras -> Einstellungen -> Grundeinstellungen, dort im Reiter „Portale".

Im Reiter „Portale" sehen Sie alle bereits eingerichteten Portale mit ihrem Aktiv/Inaktiv-Status, Anbieternummer, Sprache und Format. Über den Button „Portal hinzufügen" unten links legen Sie ein neues Portal an.

Es öffnet sich eine Auswahl aller verfügbaren Portale, die Sie über Preis, Heimatland oder die Option „Freie Schnittstellen" eingrenzen können. Mit einem Klick auf das gewünschte Portal und „Portal hinzufügen" wird es in Ihre Liste übernommen.

Die meisten Portale, die in Deutschland per openImmo bedient werden, laufen über eine klassische FTP-Anbindung. Mit einem Klick auf das jeweilige Portal in der Liste gelangen Sie in die entsprechenden Portaleinstellungen, in denen Sie die FTP-Zugangsdaten einstellen, verändern und löschen können. Folgende Daten werden benötigt:

• Die Anbieternummer: Diese entspricht meist Ihrer Kundennummer im Portal. Mit Hilfe der Kundennummer kann das Portal Ihre Objekte dem richtigen Benutzerkonto zuweisen.
• FTP-Server: Der Server des Portals empfängt die Daten, die Sie aus onOffice schicken.
• FTP-User: Hiermit erfolgt die Anmeldung am Server des Portals.
• FTP-Passwort
• FTP-Ordner: (Verzeichnis auf dem Server). Sofern nichts anderes angegeben ist, steht hier nur ein Slash /

Die FTP-Daten erhalten Sie auf Anfrage von dem jeweiligen Portal. Um das Portal zu aktivieren, setzen Sie den Haken bei „Aktiv" und speichern. Ob die FTP-Daten korrekt sind, sehen Sie durch die grüne Bemerkung „FTP Verbindung in Ordnung". Eine rote Bemerkung „FTP Login unvollständig" zeigt an, dass ein Fehler bei der Eingabe oder den Daten vorliegt.

Einige Portale bieten statt der FTP-Übertragung eine API-Schnittstelle an – in Deutschland z. B. ImmobilienScout24. Hier melden Sie sich statt mit FTP-Zugangsdaten über eine Zertifizierung an, die Sie direkt aus den Portaleinstellungen heraus anstoßen können.

Portalanfragen werden im Postfach mit einem Stern markiert, damit du sie sofort von normalen E-Mails unterscheiden kannst. Die Farbe des Sterns verrät dir dabei zusätzlich, in welchem Bearbeitungsstand die Anfrage gerade ist:

• Grau – Portalanfrage, der noch keine Adresse zugeordnet werden konnte.
• Grün – Anfrage ist einem bestehenden Interessenten zugeordnet (unabhängig davon, ob die Mail schon gelesen wurde oder nicht).
• Blau – die Anfrage wurde bereits beantwortet, egal ob manuell oder über „Portalanfrage direkt beantworten".
• Gelb – nur mit dem Zusatzmodul Anfragenmanager: Der Anfragenmanager hat eine Bestätigung der E-Mail-Adresse bzw. eine Vervollständigung der Adressdaten beim Interessenten angefragt.
• Rot – nur mit dem Anfragenmanager: Die automatische Verarbeitung wurde abgebrochen. Details dazu findest du im Anfragenmanager-Widget; falls dabei eine Aufgabe angelegt wurde, ist sie oben im Mail-Header verlinkt.

Sobald einer Portalanfrage eine Adresse zugeordnet ist, kannst du sie weiterbearbeiten – dafür gibt es zwei Wege:

Direkt antworten (ohne Immosuche): Im E-Mail-Header erscheint ein Button, mit dem du sofort das zur angefragten Immobilie passende Vorlagen-/Exposé-Paar verschickst (das sogenannte 1-Klick-Exposé) – ohne Umweg über eine Suche.

Antworten nach Immosuche: Willst du dem Interessenten stattdessen mehrere passende Immobilien anbieten (nicht nur die angefragte), nutzt du die Immosuche im Adressdatensatz (Reiter „Immosuche" → „automatische Zuordnung"), die passende Objekte automatisch vorschlägt. Von dort aus kannst du die Auswahl entweder manuell in eine E-Mail übernehmen, oder – mit dem Zusatzmodul „automatischer Exposéversand" – komplett automatisiert verschicken lassen.

Konnte einer Anfrage noch keine Adresse zugeordnet werden (grauer Stern), findest du im Mail-Header neben dem Adress-Icon den Link „Zuordnen/Anlegen" – damit ordnest du entweder einen bestehenden Datensatz zu oder legst direkt einen neuen an. Nach der Zuordnung wechselt der Stern von grau zu grün, nach dem Versand eines Angebots von grün/grau zu blau.

Mehr Details, u. a. zum Anlegen der Adresse direkt aus der Portalanfrage, in der Onlinehilfe zu Portalanfragen.

Der Anfragenmanager (AfM) prüft die für den jeweiligen Vorgang definierten Pflichtangaben nicht gegen den bereits gespeicherten Adressdatensatz, sondern gegen die aktuelle Anfrage selbst.

Ist der Adressdatensatz vor einiger Zeit angelegt worden und fehlen ihm inzwischen tatsächlich Angaben – z. B. Straße und PLZ –, enthält die aktuelle Anfrage aber genau diese Angaben, gilt das für den AfM als vollständig erfüllt. Er beantwortet die Anfrage also ganz normal.

Hier ist der Makler gefragt: Die fehlenden Angaben im Adressdatensatz sollten anschließend manuell nachgepflegt werden.

Wenn Sie eine PDF-Vorlage mit dem PDF-Baukasten erstellt haben, sollten Sie, nachdem Sie diese gespeichert haben, ganz links unten in der Aktionsleiste unter „Änderungen veröffentlichen" aktivieren.

Sollte die Vorlage dann noch nicht zu sehen sein, schauen Sie einmal unter Extras -> Einstellungen -> Grundeinstellungen -> Reiter: Exposés nach, ob auf der rechten Seite neben Ihrem Exposé ein roter x-Button zu sehen ist. Sollte dies der Fall sein, klicken Sie bitte einmal darauf, um das Exposé zu aktivieren.

Sollte auch diese Möglichkeit nicht zum gewünschten Erfolg führen, versuchen Sie es bitte einmal unter Extras -> Einstellungen -> Cache leeren

Eine ausführliche Anleitung zum Anlegen und Bearbeiten von E-Mail-Vorlagen findest du hier: onOffice Online-Hilfe: Vorlagen E-Mail

Für eigene Schriftarten oder klickbare Buttons in HTML-E-Mail-Vorlagen verweist sogar onOffice selbst mittlerweile auf den Blogbeitrag von Möllerherm Immobilien dazu – lohnt sich als Ergänzung.

Wenn du trotzdem (z. B. für Bestandsvorlagen) mit Word arbeiten möchtest, findest du die vollständige Anleitung hier: onOffice Online-Hilfe: Wordvorlagen erstellen

Das Drucken eines Termins (inklusive Teilnehmendenliste) läuft über die Aktionenleiste im geöffneten Termin: Kalender > Termin öffnen > Aktionenleiste unten > Drucken.

Passiert dabei nichts, kommen meist drei Ursachen infrage:

• Pop-up-Blocker: Die Druckfunktion öffnet in der Regel einen neuen Tab bzw. ein Pop-up. Prüfe, ob dein Browser Pop-ups blockiert, und erlaube sie ggf. für onOffice.
• Browser-Kompatibilität: Teste es zur Sicherheit auch in einem anderen Browser (z. B. Chrome, Firefox).
• Keine Reaktion generell: Passiert auch bei verschiedenen Terminen und Browsern nichts, kann ein technisches Problem oder ein Rechteproblem vorliegen. Versuche ein Logout/Login oder kläre mit deinem Admin, ob deine Benutzerrechte ausreichen.

Der Druckbutton steckt übrigens im Menü „Weitere Aktionen" im geöffneten Termin – mehr dazu in der FAQ „Was verbirgt sich hinter 'Weitere Aktionen' bei einem Termin?".

Unten im geöffneten Termin gibt es neben „Terminbestätigung" und „Anlegen" auch den Button „Weitere Aktionen". Dahinter verstecken sich:

• Termin herunterladen – lädt den Termin z. B. zum Import in einen anderen Kalender herunter.
• Termin duplizieren – legt eine Kopie des Termins an.
• Löschen – entfernt den Termin.
• Datensatzrechte – regelt, wer den Termin sehen bzw. bearbeiten darf.
• Termin-Slot-Finder – nur aktiv, wenn diese Zusatzfunktion für euer System verfügbar ist.
• Drucken – druckt den Termin inkl. Teilnehmendenliste. Passiert dabei nichts, siehe die FAQ „Warum passiert beim Klick auf 'Drucken' im Termin nichts?".

Über das Zusatzmodul onOffice Sync (Z-Push) lassen sich Adressen, Aufgaben und Termine mit dem Smartphone abgleichen – E-Mails werden dabei nicht synchronisiert.

Voraussetzung: Z-Push muss für dich als Benutzer freigeschaltet sein und in deinen Benutzereinstellungen aktiviert werden.

Einrichtung am Handy (Android oder iPhone) als Exchange-Konto:

• E-Mail-Adresse: Benutzername_Mandantenname@onoffice.de (Groß-/Kleinschreibung beachten!)
• Passwort: dein normales onOffice-Kennwort
• Server: activesync.onoffice.de

Nutzt du bereits einen Sync über memotoo, diesen vorher am Handy deaktivieren, sonst landen Termine doppelt auf dem Gerät.

Ein paar Grenzen gibt es: maximal 500 Termine bzw. 20.000 Adressen werden synchronisiert, aus Terminen heraus lassen sich keine E-Mails versenden, und manche Terminarten (z. B. Serientermine nach einem Muster wie „jeder 2. Dienstag im Monat") werden nicht unterstützt.

Die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung für Android und iPhone inkl. Screenshots gibt's in der onOffice-Onlinehilfe zu Z-Push.

Standardmäßig lädt der Button „Terminbestätigung" in der Termin-Aktionenleiste immer die Vorlage „Terminbestätigung". Willst du stattdessen dauerhaft eine eigene Vorlage nutzen, geht das so:

1. Terminbestätigung öffnen und bei „Vorlage" die gewünschte eigene Vorlage auswählen (hier z. B. „Terminbestätigung Besichtigungen").
2. Oben rechts auf „Als Standardvorlage (Terminbestätigung)" klicken.

Ab sofort wird diese Vorlage automatisch geladen, sobald du eine Terminbestätigung verschickst – auch wenn sie in der Auswahl weiterhin „Terminbestätigung" heißt, da das ja jetzt deine Standardvorlage ist.

Um das wieder rückgängig zu machen, öffne die Terminbestätigung erneut und klicke auf „Standardvorlage lösen (Terminbestätigung)", das an derselben Stelle erscheint, sobald eine Standardvorlage aktiv ist: