FAQ

Allgemein

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten sich über die neusten Features in onOffice zu informieren.

  • Wenn Sie eine Beta-Version besitzen, können Sie sich auf Ihrem Dashboard mit einem Klick oben rechts auf den Schraubschlüssel -> Klick oben links auf das große Plus-Symbol-> Reiter: Weitere -> Beta-News können Sie Neuigkeiten über Neueinführen in Ihrer Version finden.
  • Über Neuigkeiten im Live-System werden Sie meist über einen Newsletter informiert.
  • Des Weiteren finden all-monatlich Webinare zu Neuigkeiten statt. Dieses können Sie finden ganz oben unter ?->Webinare-> „Release Webinar“. Hier können Sie an diesen Webinaren teilnehmen: http://akademie.onoffice.com/
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Benutzer

  1. Extras->Einstellungen->Benutzer
  2. Klick oben links auf das Plus-Symbol.
  3. Daten eingeben
  4. Speichern oben links.

Bei Fehlermeldungen:

  • Falls nicht genug Benutzerplätze frei sind, können Sie entweder vorher einen Benutzer permanent deaktivieren um dessen Benutzerlizent erneut nutzen zu können.
  • Ansonsten gehen Sie bitte auf das ? -> Schopping Center->onOffice Benutzer und buchen Sie eine weitere Benutzerlizenz.

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Ein Benutzer kann in onOffice nicht gelöscht werden, sondern wird permanent deaktiviert. Damit wird dieser Benutzerplatz für eine andere Lizenz frei. Beachten Sie jedoch, dass diese Entscheidung endgültig ist, und nicht rückgängig zu machen ist.

Zuerst sollten Sie Betreuer und Ansprechpartnerverknüpfungen des ehemaligen Benutzers mit Aktionen->Adressaktionen/Immobilienaktionen->Massenaktualisierung auf bestehenden Benutzer und Adresse übertragen. Danach klicken Sie auf Extras->Einstellungen->Benutzer->Klick auf den Benutzer.  Setzen Sie anschließend ein Häkchen unten links bei „Benutzer permanent deaktivieren“. Danach das Speichern bitte nicht vergessen.

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  • Bitte überprüfen Sie zunächst ob Sie Ihre Daten korrekt geschrieben haben.
  • Wenn sich ein weiteres Fenster öffnet, dann haben Sie entweder Ihren Benutzernamen oder Ihr Kennwort falsch eingegeben.
  • Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie in dem aupoppenden Fenster bitte rechts auf „Passwort vergessen. Es wird Ihnen ein neuer Anmeldelink an die am Anfang von Ihnen angegebene Emailadresse gesandt.
  • Öffnet sich kein weiteres Fenster aber die Seite lädt ohne Informationen neu, ist der Kundenname falsch eingegeben worden.
  • Sie können sich ebenfalls nicht anmelden, wenn Sie sich fünf mal mit falschen Anmeldedaten anmelden wollten oder Ihr Account gesperrt wurde. Kontaktieren Sie in diese Fällen bitte den Administrator Ihrer Version. Dieser kann Sie unter Extras->Einstellungen->Benutzer->Ihr Benutzer-> freigeben wieder entsperren. Ansonsten kontaktieren Sie bitte der Support von onOffice unter +49 (0) 241 446 86 – 122.
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Modul - Adressen

  1. Klick auf das Adress-Modul.
  2. Klick auf das Plus-Symbol oben links.
  3. Befüllung der wichtigsten Adress-Details.
  4. Klick oben links auf das Speicher-Symbol.
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  1. Klick im Adress-Modul oben auf „Filter bearbeiten“
  2. Klick unten in der Aktionsleiste auf „Filterart“ -> „Erweiterter Filter“
  3. Wählen Sie im Bereich „Filter“ das zu filternde Kriterium aus.
  4. Befüllen Sie das Kriterium im Abschnitt „Filterbereich“ mit den entsprechenden Kriterien.
  5. Klicken Sie unten links in der Aktionsleiste auf „Filtern“.
  6. Um den Filter abzuspeichern füllen Sie den Abschnitt „Neuen Filter speichern“ aus und Klicken auf „Filter speichern“.
  7. Klicken Sie auf das Adress-Modul um sich die gefilterte Auswahl anzeigen zu lassen.
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Modul - E-Mail

  1. Extras->Einstellungen->Grundeinstellungen->Reiter: E-Mail
  2. Email eingeben -> Klick auf Postfach importieren
  3. Daten eingeben
  4. Speichern.
  5. Benutzer verknüpfen über das Männchen-Symbol mit dem Plus-Symbol neben der entsprechenden Emailadresse.
  6. Speichern.
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  1. Extras->Einstellungen->Benutzer->Auswahl des Benutzers->Reiter: E-Mail->Abschnitt: Abwesenheitsnotiz
  2. Klick auf den Bearbeitungsstift  um den Text der Abwesenheitsnotiz festzulegen. Anschließend Klick auf „Speichern“
  3. Klick auf den Schriftzug „Abwesenheitsnotiz aktiv — von bis“ um den Zeitraum der Abwesenheit zu bestimmen.
  4. Klick auf den Auswahlbutton „Abwesenheitsnotiz aktiv — von bis“ um die Notiz zu aktivieren.
  5. Abschließend speichern oben links
Category: Modul - E-Mail
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  1. Extras->Einstellungen->Benutzer->Auswahl des Benutzers->Reiter: E-Mail->Abschnitt: Signatur
  2. Klick unten rechts „Signatur anlegen“
  3. Namen vergeben.
  4. Eintrag des Textes oder Einbindung der Bilder durch Klick auf das blaue Kreis-Symbol mit den weißen Pfeilen-> Klick in der zweiten reihe auf das Bild-Symbol ->Bild einbinden
  5. Gegebenenfalls unter dem Kasten links Klick auf „Zur Standartsignatur machen“.
  6. Abschließend speichern oben links
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Bla bla

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Um die Rechtschreibprüfung beim Verfassen einer Mail zu nutzen, müssen Sie in ihrem Browser das entsprechende Add-on zur Rechtschreibprüfung installiert und aktiviert haben. Dieses finden Sie auf unserer Homepage onOffice.de -> Abschnitt: Immobiliensoftware->Support-> Button: Downloads

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Um Ihre angelegten E-Mail-Entwürfe als Vorlage für eine Neue E-Mail zu nutzen, klicken Sie auf das Feld neben Vorlagen. Dort können Sie unter Entwürfe Ihre abgespeicherten Entwürfe und Vorlagen einsehen. Ihre E-Mail Entwürfe können nur im Mail-Composer aufgerufen werden und nicht über die Vorlagen / Dateien Verwaltung.

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Objekte

  1. Klick im Immobilien-Modul oben auf „Filter bearbeiten“
  2. Klick unten in der Aktionsleiste auf „Filterart“ -> „Erweiterter Filter“
  3. Wählen Sie im Bereich „Filter“ das zu filternde Kriterium aus.
  4. Befüllen Sie das Kriterium im Abschnitt „Filterbereich“ mit den entsprechenden Kriterien.
  5. Klicken Sie unten links in der Aktionsleiste auf „Filtern“.
  6. Um den Filter abzuspeichern füllen Sie den Abschnitt „Neuen Filter speichern“ aus und Klicken auf „Filter speichern“.
  7. Klicken Sie auf das Adress-Modul um sich die gefilterte Auswahl anzeigen zu lassen.
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Portale

Die Portaleinstellungen finden Sie unter Extras->Einstellungen->Portaleinstellungen. Wählen Sie Ihr Portal aus und Klicken auf den Bearbeitungsstift.

Mit einem Klick auf das jeweilige Portal gelangen Sie in die entsprechenden Portaleinstellungen, in denen Sie die FTP Zugangsdaten einstellen, verändern und löschen können.

Die FTP Daten erhalten Sie auf Anfrage von dem jeweiligen Portal. Folgende Daten werden benötigt:

  • Die Anbieternummer: Diese entspricht meist Ihrer Kundennummer im Portal. Mit Hilfe der Kundennummer kann das Portal Ihre Objekte dem richtigen Benutzerkonto zuweisen.
  • FTP-Server: Der Server des Portals empfängt die Daten die Sie aus onOffice schicken.
  • FTP-User: Hiermit erfolgt die Anmeldung am Server des Portals.
  • FTP-Passwort
  • FTP-Ordner: (Verzeichnis auf dem Server). Sofern nichts anderes angegeben ist, steht hier nur ein Slash /

Um das Portal zu aktivieren drücken Sie bitte unten links auf „Speichern“. Ob die FTP Daten korrekt sind, sehen Sie durch die grüne Bemerkung „FTP Verbindung in Ordnung“.

Eine rote Bemerkung „FTP Login unvollständig“ zeigt an, dass ein Fehler bei der Eingabe oder den Daten vorliegt.

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Vorlagen

Wenn Sie eine PDF Vorlage mit dem PDF Baukasten erstellt haben, sollten Sie nachdem Sie diese gespeichert haben, ganz links unten in der Aktionsleiste unter „Änderungen veröffentlichen“ aktivieren.

Sollte die Vorlage dann noch nicht zu sehen sein, schauen Sie einmal unter Extras->Einstellungen->Grundeinstellungen->Reiter: Exposés nach, ob auf der rechten Seite neben Ihrem Exposé ein roter x Button zu sehen ist. Sollte dies der Fall sein, bitte klicken Sie einmal darauf, um das Exposé zu aktivieren.

Sollte auch diese Möglichkeit nicht zum gewünschten Erfolg führen, bitte versuchen Sie es einmal unter Extras->Einstellungen->Cache leeren

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Eine ausführliche Anleitung zum Anlegen und Bearbeiten von E-Mailvorlagen finden Sie hier: onOffice Online-Hilfe

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